個人情報保護方針

1. 事業者の名称

日本旅のペンクラブ

2. 管理者 (若しくはその代理人) の氏名又は所属及び連絡先

管理者名：個人情報保護管理者 田中哲夫
所属部署：日本旅のペンクラブ事務局
連絡先：電話 042-574-8601

3. 取り扱う個人情報

  1. 当会の事業を遂行するにあたり、応募者様から開示された個人情報
  2. 当会へのWebフォーム、eメール、FAX、電話等を通じて応募者自らが開示された個人情報
  3. 当会が取り扱いの委託を受けた個人情報
  4. 当会の業務を遂行する際に取得した、委託先の個人情報
  5. 当会の従事者に関する個人情報
  6. 公開されている個人情報
  7. 開示対象個人情報は、1. 2. 3. 4. 5. となります。

4. 個人情報の利用目的

当会では取得した個人情報を、業務目的の達成に必要な範囲において、以下の要領で第三者に提供する場合がございます。

  1. 個人情報を取得するときに、その利用目的と問い合わせ先を明示します。それによって取得された個人情報は、明示した利用目的の範囲を超えて利用することはありません。
  2. 商品配送業務等を業として行うために、委託された個人情報を取り扱うことがあります。
  3. 電話帳等の公開された個人情報については、住所の確認等の作業に利用することがあります。
  4. 上記利用目的の達成に必要な範囲内において、商品配送会社やラベル印刷会社など外部の業務委託会社に対して、個人情報の取り扱いを委託することがあります。この場合、当社は十分に個人情報の保護水準を満たしている者を選定し、お預かりした個人情報の安全対策や委託先の監督を適切に行います。
  5. 開示対象個人情報の利用目的は、上記 1. 2. となります。また、委託先・取引先の場合は業務連絡等のために利用します。

5. 個人情報の第三者への提供

当会が保有する個人情報は、下記の場合を除いて第三者に提供いたしません。

  1. 法令に基づく場合。
  2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
  3. 発送代行業務、商品配送業務等を業として行うために、委託された個人情報を取り扱うことがあります。
  4. 電話帳等の公開された個人情報については、住所の確認等の作業に利用することがあります。
  5. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために、特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
  6. 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が、法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

6. 個人情報取り扱いの委託

当会は事業運営上、業務の一部を外部に委託しています。業務委託先に対しては、個人情報を預けることがあります。この場合、個人情報を適切に取り扱っていると認められる委託先を選定し、契約等において個人情報の適正管理・機密保持などにより、お客様の個人情報の漏洩防止に必要な事項を取り決め、適切な管理を実施させます。

7.「開示等の求め」に応じる手続に関する事項及びお問合せについて

当会は保有する個人情報 (「開示対象個人情報」: 保有個人データを含む。) について、本人又はその代理人 (法定代理人、委任に基づく代理人) からの「利用目的の通知、個人情報の開示、訂正、利用停止・消去、第三者提供停止の求め (以下、「開示等の求め」といいます。)」への対応につきましては、当会の定める運用手順に従って対応いたしますので、下記窓口までご連絡ください。

  1. 「開示等の求め」のお問合せ窓口について
    〒981-0133 宮城県宮城郡利府町青葉台1-20-3
    日本旅のペンクラブ「旅の日川柳」佐藤晃子
    電話：022-356-8357 (受付時間　10:00〜18:00)
    ※土日祝、年末年始は除く
    ※直接ご来場によるお申し出はお受けできませんので、その旨ご了承くださるようお願いします。
  2. 「開示等の求め」に際して提出していただく書面について
    当会の苦情及び相談窓口にお問合せ頂きました方へ、ご連絡頂きました住所宛にご要望される内容を記入して頂く「請求書」をご送付致します。「請求書」にご記入して頂き、ご返信ください。
  3. 本人又は代理人の確認について
    ご送付致しました「請求書」の中に、本人又はその代理人の確認の項目がございます。その項目に必要な確認書類があげられておりますので、その内容に従い、確認書類を同封し、ご返信ください。
  4. 「開示等の求め」の手数料について
    現行は頂いておりません。
  5. 「開示等の求め」に対する対応方法について
    申請して頂いた方の申請書記載情報宛に、書面によってご回答申し上げます。「開示等の求め」にともない取得した個人情報は、「開示等の求め」に必要な範囲のみで取り扱います。ご提出頂いた書類は、開示等の求めに対するご回答が終了した後、3年保存した後に廃棄致します。
  6. 「開示対象個人情報」の非開示について
    下記の場合に該当する場合は、非開示とさせていただきます。その場合は、理由を付記して非開示のご通知を致します。
    1. 「請求書」に記入されている住所、ご本人確認のための書類に記載されている住所、当会の登録住所が一致しないときなど、ご本人が確認できない場合
    2. 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
    3. 所定の「請求書」の記入に不備があった場合
    4. 「開示等の求め」の対象が、当会の保有個人データに入っていない場合
    5. 本人又は第三者の生命、身体、財産その他権利利益を害するおそれがある場合
    6. 当会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
    7. 他の法令に違反することとなる場合

8. 個人情報を提供されることの任意性について

応募者様が当会に個人情報を提供されるかどうかは、応募者様の任意によるものです。ただし、必要な項目を頂けない場合、各サービス等が適切な状態で提供できない場合があります。

9. ご本人が容易に認識できない方法によって取得する場合について

当会のウェブサイトでは個人情報を入力して頂く部分を含むすべてのページで、SSL (Secure Sockets Layer) のデータ暗号システムを利用しております。さらに、ウェブサイト内における情報の保護にも、ファイアウォールを設置するなどの方策を採っております。ただし、インターネット通信の性格上、セキュリティを完全に保証するものではありません。予めご了承下さい。

10. 認定個人情報保護団体について

認定個人情報保護団体とは、個人情報保護法第37条に基づき主務大臣の認定を受けた団体で、対象個人情報の取扱いに関する苦情処理、対象事業者への情報提供等を通じ、個人情報の適正な取り扱いの確保を目的とする団体です。
当会とは提携しているものはございません。